Introducción
La ofimática en sus orígenes, surge como la necesidad de mecanizar las tareas más repetitivas y costosas del trabajo propio de una oficina y con este objetivo aparecieron las primeras máquinas de escribir y calculadoras. Con el avance de la tecnología y durante los años 70 las oficinas se van dotando de máquinas de tratamiento de textos, dedicadas a secretarias/os principalmente. Este concepto, hoy en día completamente obsoleto, fue transformándose gracias a la entrada de las PC’s en la oficina.
EVOLUCIÓN-HISTÓRICA
PRIMERA FASE (1975 - 1980)
La ofimática de una empresa se componía de elementos aislados, es decir, un procesador de textos, una hoja de cálculo, etc. Estos elementos no tenían interrelación entre sí, la formación era muy costosa y la interfaz con el usuario árida. Esta incipiente ofimática estaba soportada por grandes ordenadores corporativos.
SEGUNDA FASE (1980 - 1990)
Irrumpen los paquetes integrados, conjuntos de herramientas que daban solución a la mayoría de las funcionalidades normalmente requeridas. Presentaban el inconveniente de tener que adquirir todo el paquete aunque se necesitase únicamente una o dos funciones del mismo y sobre todo, la formación no sólo era imprescindible, sino costosa. La interfaz de usuario seguía siendo orientada a carácter.
La ofimática en este punto sigue teniendo una importancia de segundo orden frente a aplicaciones de mayor entidad dentro de la empresa, éstas aplicaciones estaban centralizadas en un gran ordenador central del que dependían terminales sin capacidad de proceso.
En los últimos años 80, como consecuencia de la experiencia adquirida por los fabricantes del sector informático y debido al cambio de estrategia de éstos hacia la fabricación de productos para PC’s, se abaratan los costes y aumentan las prestaciones tanto en soporte físico como lógico de forma espectacular.
TERCERA FASE (A PARTIR DE 1990)
La ofimática moderna, está apoyada por PC’s con alta capacidad de proceso, monitores en color y soporte lógico desarrollado con nuevas tecnologías de programación orientada a objetos (OOP). A estos factores hay que añadir el auge experimentado por las diferentes comunicaciones y a la creciente utilización de redes locales de PC’s.
El equipo lógico se compone de paquetes modulares con una completa interrelación entre sí, productos que comparten información y procesos, pudiéndose adquirir únicamente lo que se necesita.
Aparecen nuevos estándares de interfaz gráfica de usuario que permiten reducir el tiempo de formación de usuarios al mínimo y surge el concepto de "Trabajo en Grupo".
La información fluye a través de las redes de área local y es compartida por todos los miembros de un grupo de trabajo que no tienen que estar necesariamente en un mismo edificio. Esta capacidad tecnológica de hacer "circular" la información sin la necesidad de tener un soporte en papel lleva a pensar en el futuro: "la oficina sin papel".
En este punto surgen las suites como conjunto de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente ofrecen ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso, y cuyos distintos componentes se encuentran también disponibles en el mercado como productos independientes. La auténtica ventaja de las suites es la integración: la capacidad de las aplicaciones para compartir datos e interactuar entre sí de una manera que sería imposible si funcionasen por separado. Una mayor integración aumenta la productividad. La suite debe incluir un gestor centralizado que supervise los programas que la componen, y ofrecer herramientas compartidas para realizar las operaciones más habituales. Todas las aplicaciones componentes deben poder intercambiar datos de forma transparente.
TENDENCIAS-TECNOLÓGICAS-Y-DE-MERCADO
A la hora de elegir una determinada suite se deben estudiar las diferentes aplicaciones componentes según las características que van a ser tratadas a continuación, pero si tiene un volumen importante de archivos en un determinado formato, o ha dedicado mucho tiempo y/o dinero a formar a sus usuarios o a desarrollar macros para un determinado programa, se puede seleccionar la suite que contenga la mayor proporción de las aplicaciones que ya se están utilizando. La eventual mejora en integración no compensaría el trabajo de conversión.
Hoy en día la industria ofimática se realimenta de las necesidades manifestadas por los propios usuarios, y se desarrolla en función de las mismas. Dichas necesidades son las que tienen una importancia más significativa a la hora de adquirir un producto ofimático y que se enumeran a continuación:
· Fácil manejo.
· Interfaz de usuario amigable, personalizable y sensible al contexto.
· Necesidad de formación mínima.
· Compatibilidad con los productos que ya se poseen.
· Protección de la inversión exigiendo una trayectoria de adaptación a las nuevas tecnologías y una estrategia de futuro que garantice la continuidad del producto.
· Interoperabilidad con otras aplicaciones.
· Facilidad para las comunicaciones con otros entornos operativos.
· Seguridad de los datos
· Soporte de distintas plataformas físicas y sistemas operativos.
· Soporte de los dispositivos requeridos.
· Manuales en la lengua mayoritaria de los usuarios, muy valorables las ayudas embebidas en el producto.
Esta lista, general para todos los productos ofimáticos, podría disgregarse dando lugar a una lista de características técnico-funcionales específicas que se deberían exigir a los diferentes productos ofimáticos. Los productos ofimáticos se han acercado mucho unos a otros, debido a la utilización de un estándar gráfico común y al alto grado de conocimiento de los fabricantes sobre las necesidades de los usuarios. Esencialmente todos los productos, cada uno en su especialidad, realizan las mismas funciones básicas.
¿QUÉ ES LA OFIMÁTICA?
El término ofimática viene de la unión de oficina e informática y trata de la automatización de oficinas y de los procesos del trabajo que se realizan en su seno.
El ámbito de aplicación de las herramientas ofimáticas es muy amplio y su objetivo es cubrir las necesidades de la oficina en cualquier organización. Dichas herramientas ofimáticas estarán siempre orientadas a personal no especializado en informática y precisarán del menor tiempo posible de formación abarcando un amplio abanico de funciones típicas de la gestión de una oficina, como por ejemplo:
· Automatización de correspondencia.
· Mecanografía.
· Mantenimiento de ficheros (miembros de organismos, acuerdos etc.)
· Mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos (presupuestos).
· Presentación de informes y propuestas.
· Control del flujo de trabajo dentro de los distintos departamentos.
· Elaboración de presentaciones.
· Realización de gráficos y estadísticas sencillas.
TENDENCIAS TECNOLÓGICAS Y DEL MERCADO
Entre las principales tendencias actuales de los productos ofimáticos destacan las siguientes:
· Trabajo en grupo. La compartición de información y recursos está cimentada sobre una sólida plataforma tecnológica de redes de área local, esta tendencia es ya un hecho en oficinas con un entorno ofimático avanzado.
· Multimedia. El fenómeno multimedia representa una auténtica revolución tanto en la presentación de la información como en la estructura misma de la comunicación. Existen múltiples definiciones de multimedia puesto que se trata de una tecnología en constante evolución. Se puede decir que multimedia es la aplicación conjunta y en un sólo mensaje de texto, gráficos, sonido e imágenes.
El fuerte crecimiento de las prestaciones de pc’S así como del software de aplicación y los precios cada vez más asequibles, están propiciando la rápida entrada en el mercado de esta tecnología.
· Herramientas multiplataforma. La evolución tecnológica en cuanto a conectividad y la creciente necesidad de la integración de los diferentes sistemas existentes, están propiciando el desarrollo de productos capaces de trabajar en diferentes plataformas. De hecho, numerosos fabricantes se están inclinando hacia la adaptación y desarrollo de sus productos ofimáticos sobre Java estándar. Esto hace a sus aplicaciones independientes del sistema operativo o plataforma puesto que del navegador que debería estar instalado en la misma existe una "máquina virtual" ("virtual machine"), encargada de interpretar el lenguaje Java (todo navegador tiene esta característica, independientemente de la plataforma para la que se haya desarrollado).Véase Internet
· Integración de herramientas ofimáticas. Los fabricantes en su afán por acaparar mercado están lanzando una serie de productos llamados suites , que son grupos de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente, ofrecen según los fabricantes ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso. Un requisito imprescindible es que los distintos componentes de la suite también se encuentren disponibles en el mercado como productos independientes, y que éstos figuren en la élite de las aplicaciones ofimáticas del momento. Uno de los atractivos de estos conjuntos de aplicaciones es que el precio total del mismo suele ser muy inferior al de la suma de los programas que la forman.
Entre las características de una Suite de aplicaciones se pueden destacar:
· Fácil manejo.
· Interfaz de usuario amigable y personalizable.
· Necesidad de formación mínima.
· Compatibilidad con los productos que ya se poseen.
· Protección de la inversión exigiendo una trayectoria de adaptación a las nuevas tecnologías y una estrategia de futuro que garantice la continuidad del producto.
· Interoperabilidad con otras aplicaciones.
· Facilidad para las comunicaciones con otros entornos operativos.
· Seguridad de los datos.
· Soporte de distintas plataformas físicas y sistemas operativos.
· Soporte de los dispositivos requeridos.
· Manuales en la lengua mayoritaria de los usuarios.
Al elegir un producto de estas características es importante valorar los siguientes puntos:
· Relación aumento de productividad / facilidad de uso.
· Personalización de los elementos de interfaz.
· Fácil transporte de los cambios realizados al resto de los programas que componen la suite .
· Facilidad de enlace con aplicaciones externas.
· Posibilidad de trabajo en grupo, compartiendo la información entre usuarios.
· Acceso transparente a los datos desde cualquier fuente, manteniendo la seguridad de los mismos.
· Mayor o menor integración de la herramientas.
· Moderación en la utilización de los recursos del PC.
· Necesidades de almacenamiento en disco duro y de memoria RAM.
CONCEPTOS Y FUNCIONALIDADES BÁSICOS
Entre los principales conceptos que se manejan en los procesadores de texto están los siguientes:
· Espaciado interlineal: cantidad de espacio entre las líneas del texto del documento.
· Numeración de líneas: se utiliza para numerar las líneas de un documento y para imprimir cada número de línea.
· Tabulaciones: permiten desplazar una línea individual de texto y alinear las columnas de texto.
· Columnas: se utilizan para dividir el texto verticalmente en la página, los tipos de columnas más habituales son:
· Periodísticas: hacen que el texto fluya en forma continua de columna en columna tal como aparecen en los diarios y periódicos.
· Paralelas: se utilizan para escribir bloques de texto en columnas desiguales lado a lado en la misma página como por ejemplo una lista de inventario.
· Encabezados / Pies de página: parte de texto que se incorpora en la parte superior o inferior de cada página o en páginas alternas de un documento.
· Justificación de texto: alinea el texto con los márgenes derecho e izquierdo, o centra el texto entre los márgenes.
· Negrilla y subrayado: son aspectos del texto que posibilitan hacerlo más oscuro, subrayar el mismo o ambas cosas a la vez.
· Tipos de letra: diferentes tamaños, aspectos o fonts de los textos que forman los documentos. Se pueden complementar los tipos de letra del procesador con los incorporados en la impresora mediante cartuchos dependiendo del tipo de impresora. Como ejemplo de tipos de letra se pueden citar "Times Roman" ,"Helvética" y "Courier" .
· Editor de ecuaciones: editor que permite crear y editar fórmulas y expresiones matemáticas, científicas y de negocios con el propósito de incluirlas en los documentos.
A continuación se enumeran las funcionalidades más importantes de los procesadores de textos que afectan al formateo básico de un documento. Dichas funcionalidades son básicas y comunes a cualquier procesador de textos, y por lo tanto las mínimas a exigir:
FUNCIONES DE DISEÑO DE PÁGINA
· Espaciado interlineal
· Numeración de líneas
· Tabulaciones
· Columnas periodísticas y paralelas
· Márgenes
· Numeración de páginas
· Tamaño de papel
· Tipos de letra
· Encabezados / Pies de página
FUNCIONES DE EDICIÓN DE TEXTO
· Negrilla y subrayado
· Tipos de letra
· Generación de índices
FUNCIONES GRÁFICAS
· Creación de tablas
· Editor de ecuaciones
· Gráficos
FUNCIONES AVANZADA
Las funcionalidades que a continuación se enumeran son comunes a todos los procesadores de texto e intervienen directamente en el rendimiento de dichos productos.
Búsqueda y sustitución. Esta característica de los procesadores de texto permite buscar una palabra en un documento y reemplazarla por otra.
Copiar y mover. Permite copiar o mover palabras, bloques de texto o gráficos en diferentes partes de un mismo documento, o bien de un documento a otro.
Corrector ortográfico. Herramienta que permite corregir ortográficamente un texto a partir de un diccionario interno y que puede enriquecerse añadiendo aquellos vocablos que no estén contenidos en el mismo. Los tratamientos de textos más modernos disponen de estos diccionarios en diversos idiomas. Existe la modalidad de corrector dinámico que muestra cualquier disconformidad ortográfica o sintáctica en el momento de su escritura.
Diccionario de sinónimos. Al igual que el corrector ortográfico la herramienta de sinónimos brinda al usuario la posibilidad de conocer los sinónimos y antónimos de una palabra y sustituirla en el texto que se esté tratando. Suele ser una herramienta muy útil ya que permite desplazarse desde una palabra incluida en el texto a su sinónimo y de este último sinónimo a otro sinónimo, etc.
Fusiones. Permite generar una cantidad masiva de cartas, recibos o comunicaciones a partir de dos documentos, uno primario con la información repetitiva (ej: la base de todas las cartas a generar) y otro secundario con los datos particulares de cada una de ellas. Esto permite que la creación de cartas para un envío masivo se pueda realizar en pocos minutos.
Gráficos / Diagramas / Tablas / Ecuaciones. El avance tecnológico tanto del software como del hardware hacen que la barrera entre los programas de autoedición y los procesadores de texto sea cada vez más estrecha, así, los procesadores de texto más modernos poseen la capacidad de generar gráficos, diagramas, tablas y ecuaciones.
FUNCIONES PARA INTERNET
Página atrás. Permite mostrar de nuevo la página web que se haya visualizado previamente a la actual (si es el caso).
Página adelante. Permite mostrar de nuevo la página web que se haya visualizado posteriormente a la actual (si es el caso).
Detener. Permite detener la carga de alguna página web en el visualizador.
Actualizar. Permite volver a "cargar" la página web actual en caso de que se haya modificado mientras se está visualizando.
Página de inicio. Permite ir a la página de partida del área que se está visualizando.
Buscar en el Web. Permite abrir una página donde hay enlaces con los buscadores más utilizados en Internet.
Direcciones favoritas. Mantiene una lista de direcciones Internet que el usuario haya considerado de su interés y haya introducido en la misma.
Mostrar sólo la barra de herramientas de Internet. Permite eliminar de la barra de herramientas del procesador de texto cualquier icono que no pertenezca a la categoría de Internet. Asimismo, permite reponer la apariencia previa.
Últimas páginas visitadas. Mantiene una lista actualizada de todas las últimas direcciones de Internet "visitadas" por el usuario.
Hoy en día los procesadores de texto punteros son muy similares salvo pequeñas diferencias de calidad o funcionalidad que pueden decantar al usuario por uno u otro producto. Todas estas características están orientadas a hacer más cómodo y eficaz el trabajo con un procesador de textos. Los puntos relevantes a destacar son los siguientes:
"Marcas de agua": son gráficos que aparecen difuminados en el fondo de una página y que se suelen utilizar para incluir comentarios como " BORRADOR", "CONFIDENCIAL" o para incluir el logotipo de una organización.
Personalización de estilos : algunos procesadores de textos permiten personalizar estilos de párrafos de tal forma que todos los documentos tengan la misma estructura y estilo sin necesidad de definirlos cada vez que se comienza un documento.
Abreviaturas: permiten al usuario utilizar y definir las abreviaturas de aquellos términos que utiliza con más asiduidad, expandiéndolos una vez concluido el documento.
Corrección ortográfica dinámica: es una facilidad que presentan algunos procesadores de texto para corregir ortográficamente lo que se acaba de escribir sin necesidad de volver sobre el texto.
Corrector gramatical: una de las más recientes innovaciones en el procesamiento de textos es el análisis de la sintaxis de un documento escrito, optimizando la "legibilidad" del producto final, ofreciendo ideas y consejos sobre el contenido del mismo.
Creación de índices en los documentos: es otra aportación a la optimización del trabajo de oficina. Tradicionalmente ha sido muy complejo el mantener y localizar al cabo de varios meses un documento determinado del cual quizás sólo se conozca un pequeño dato o nombre incluido en el mismo. Esta funcionalidad permite crear un índice de los documentos contenidos en un árbol de directorios, posibilitando así la localización, visualización y recuperación de un documento a partir de cualquier palabra contenida en el mismo, en muy pocos segundos.
